Parhaimillaan oman varaston pitäminen voi olla suuri kilpailuetu. Pahimmillaan, se voi olla pohjaton kuilu. Opi, miten järjestät oman varaston ja siihen liittyvät prosessit, jotta saat siitä kaiken irti ja vältät yleiset kompastuskivet.
Oman varaston pitäminen voi olla suuri kilpailuvaltti. Kustannukset pysyvät alhaisina, asiakkaiden tilauksia ei tarvitse lähettää osatoimituksina ja yrityksellesi jää täysi kontrolli siitä mitä tuotteille tapahtuu, kun ne saapuvat varastoosi.
Mutta varaston ylläpito voi olla myös painajainen. Pahimmillaan varastosta puuttuu tarvittavia tuotteita, tuotteet tai niiden pakkaukset vanhentuvat, niiden määrä ei täsmää tilastojen kanssa tai varastossa ei ole tarpeeksi tilaa sesongin aikana, kun hitaasti kiertävät tuotteet keräävät pölyä hyllyillä. Onneksi nämä kaikki ongelmat ovat vältettävissä alla olevien vinkkien avulla.
Voit antaa asiakkaillesi mahdollisuuden tilata saatavuusilmoituksia varastosta loppuneiden tuotteiden osalta. Tällä tavalla saat tiedon tuotteesta kiinnostuneista asiakkaista ja myös tärkeää tietoa tuotteiden suosiosta, jonka perusteella voit päättää, mitä tuotteita kannattaa tilata lisää.
Määrittele, montako jokaisen tuotteen kappaletta pitäisi aina olla saatavilla varastossa ja tilaa uudet tuotteet aina, kuin näitä on minimimäärää vähemmän. Varastohälytykset vaihtelevat sen mukaan, kuinka nopeasti tuote myy ja kuinka kauan uuden tuotteen saaminen kestää. Tuotteen suosio voi vaihdella vuoden aikana, joten minimimääriä on syytä tarkistaa aika ajoin.
Jos myyt parasta ennen -tuotteita, varmista, että vanhimmat tuotteet myydään ensin. Se tarkoittaa, että sinun pitää järjestää tuotteet varastossa niin, että vanhimmat tuotteet ovat aina edessä. Tämä käytäntö kannattaa myös toteuttaa muiden tuotteiden kanssa – pakkaukset ja ominaisuudet muuttuvat useammin. Jos myyt uusimmat tuotteet ensin, saattaa olla, että varastoosi jää tuotteita, joita et pysty enää myymään.
Huolehdi suhteita toimittajiesi kanssa – jos tuotteen suosio kasvaa yhtäkkiä ja tarvitset enemmän kappaleita nopealla aikataululla, toimittajat yrittävät mieluusti auttaa sinua löytämään ratkaisun. Myös tilauksien minimimäärät ovat useammin neuvoteltavissa.
Suhteiden vaaliminen ei tarkoita pelkästään ystävällisyyttä. Yhtä tärkeää on avoin ja tehokas viestintä – kerro toimittajillesi etukäteen, jos odotat muutoksia verkkokauppasi tarpeissa, jotta hekin voivat varautua näihin vastaavasti. Pyydä heitä kertomaan sinulle, jos tuote ei ole tilapäisesti saatavissa, jotta voit siirtää kampanjan aikataulua tai etsiä korvaavaa tuotetta.
Muista tallentaa toimittajien yhteystiedot verkkokauppasi hallintaan ja liittää niihin tuotteet – tällä tavalla pysyt helposti kärryillä, myös kun kauppasi tarjonta ja toimittajien määrä on kasvanut!
Myös hyvin hallinnoiduissa varastoissa tapahtuu joskus ongelmatilanteita, esim.:
Mieti etukäteen, mitkä näistä riskeistä liittyy sinun toimintaan ja mitä voit tehdä, jos ne toteutuvat.
Vaikka sinulla olisi varastonhallintaohjelmisto tai saisit säännölliset raportit kumppanilta, joka hoitaa varastosi puolestasi, kannattaa aina välillä tarkistaa fyysinen varasto varmistuakseen, että vastaavatko luvut todellisuutta. Sen voi tehdä muutamalla tavalla:
Monet kaupat laskevat kaikki tuotteensa vuoden lopussa myös kirjanpidon takia. Mutta jos erot raporttien ja todellisuuden välillä tulevat ilmi vasta vuoden lopussa, on tilanne vaikeasti selvitettävissä.
Jos törmäät usein vuoden lopussa ongelmiin tai sinulla on paljon tuotteita, voit alkaa laskemaan tuotteita pistokokeina. Sinun pitää vain valita tuote, laskea sen kappalemäärä ja verrata lukua varasto-ohjelman lukuun tai raporttiin.
Sinun ei tarvitse laskea kaikkia tuotteitasi kerrallaan – voit sen sijaan inventoida varastosi vuoden ympäri, jolloin joka päivä/viikko/kuukausi inventoidaan erilainen tuote sovitun aikataulun mukaan. Yleensä arvokkaat tuotteet lasketaan useammin kuin muut.
Jotkut tuotteet vaativat enemmän huomiota kuin muut. Tuotteiden luokittelu helpottaa varastoinnin hallinnan oikeaa priorisointia. Käy tuotelista läpi ja luokittele tuotteet esim. arvon tai kiertonopeuden mukaan. Nopeasti kiertävien ja arvokkaiden tuotteiden varastosaldoja kannattaa valvoa hyvin tarkasti. Vastaavasti ei kannata kuluttaa liikaa resursseja hitaammin kiertävien ja vähemmän arvokkaiden tuotteiden valvontaan.
Varastoinnin hallintaa helpottaa kysynnän tarkka ennustaminen. Voit arvioida verkkokauppasi tuotteiden kysyntää ottamalla huomioon seuraavat tekijät:
Verkkokauppasi raportit auttavat sinua arvioinnissa.
Oman varaston pitäminen ei tarvitse olla vaikeaa mutta se vaatii tarkkaa suunnittelua niin varastotoiminnan käynnistämisvaiheessa kuin ylläpidossa. Avainasemassa on verkkokaupan tietojen jatkuva hyödyntäminen ja prosessien hiominen. Mikäli tuntuu siltä, ettei oma varasto ole sopiva ratkaisu verkkokaupallesi, lue edellinen blogiartikkelimme, josta löydät paljon hyödyllistä tietoa eri varastointimalleista ja verkkokaupan sisälogistiikasta.
Täytä lomakkeelle tietosi – saat markkinointikalenterin sähköpostiisi.
